Principios de Wolfsberg

Los siguientes lineamientos se entienden como apropiados para las relaciones de banca privada. Los lineamientos para otros segmentos de mercado pueden variar. Se reconoce que el establecimiento de políticas y procedimientos para seguir estos lineamientos es responsabilidad de la gerencia.

Aceptación de clientes: lineamientos generales

General
La política del banco será prevenir el uso de sus operaciones internacionales con fines criminales. El banco procurara aceptar solo a aquellos clientes cuya fuente de riqueza y de fondos se pueda determinar como legítima de forma razonable. La responsabilidad primaria para esto está en el banquero privado que patrocine al cliente para su aceptación. El mero cumplimiento de los procedimientos de revisión interna no releva al banquero privado de su responsabilidad básica.

Identificación
El banco tomará medidas razonables para establecer la identidad de sus clientes y dueños y solo aceptará clientes cuando se complete este proceso.

Clientes

• Personas Naturales: la identidad será establecida a la satisfacción del banco por referencia a los documentos de identidad oficiales u otra evidencia, según sea apropiado bajo las circunstancias.
• Corporaciones, sociedades, fundaciones: el banco recibirá la evidencia documental de la organización y su existencia.
• Fideicomisos: El banco recibirá la evidencia apropiada de su formación y existencia junto con la identidad de los fideicomisarios.
• Los documentos de identificación deben estar al día al momento de la apertura.

Beneficiarios principales
La propiedad del beneficiario debe estar establecida para todas las cuentas. Se debe realizar la due diligence de todos los beneficiarios principales identificados según los siguientes principios:

• Personas naturales: cuando la cuenta esté a nombre de un individuo, el banquero privado debe establecer si el cliente está actuando a su propio nombre. Si existe la duda, el banco establecerá la capacidad en la cuan está actuando el cuenta habiente, o a nombre de quién lo está haciendo.
• Personas jurídicas: cuando el cliente es una compañía, como una compañía de inversión privada, el banquero privado entenderá la estructura de la compañía de forma suficiente para determinar el proveedor de fondos, el o los dueños principales de las acciones y los que tengan el control sobre los fondos, por ejemplo, los directores y aquellos con el poder de dar instrucciones a los directores de la compañía. Con respecto a otros accionistas, el banquero privado hará un juicio razonable con respecto a la necesidad de mayor due diligence.
• Fideicomisos: cuando el cliente es un fideicomisario, el banquero privado entenderá la estructura del fideicomiso de forma suficiente para determinar el proveedor de los fondos, los que tienen control sobre los fondos y cualquier persona o entidad que tenga el poder de remover a los fideicomisarios. El banquero privado hará un juicio razonable con respecto a la necesidad de mayor due diligence.
• Asociaciones civiles sin personalidad jurídica: los principios anteriores se aplican a las asociaciones civiles sin personalidad jurídica. El banco no permitirá el uso de sus cuentas internas para prevenir la asociación de la identidad de un cliente con el movimiento de fondos a nombre del cliente, es decir, el banco no permitirá el uso de dichas cuentas internas de forma que evite que el banco monitoree de forma apropiada la actividad de la cuenta del cliente.

Cuentas mantenidas a nombre de manejadores de dinero e intermediarios similares
El banquero privado llevara a cabo la due diligence sobre el intermediario y establecerá que el intermediario tiene un proceso de due diligence para sus clientes, o la obligación legal de llevar a cabo la due diligence, de forma satisfactoria para el banco.

Poderes legales / Firmas autorizadas
En el caso en que la persona que tenga un poder legal u otro firmante autorizado que sea designado por un cliente, es en general suficiente hacer la due diligence sobre el cliente.

Practicas para clientes sin previa cita y relaciones de banca electrónica
Un banco podrá determinar si los clientes sin previa cita o relaciones iniciadas a través de canales electrónicos requieren un mayor nivel de due diligence antes de abrir la cuenta. El banco tomará medidas específicas para establecer de forma satisfactoria la identidad de los clientes obtenidos de forma no personal.

Due diligence

En especial compilar y registrar información que cobra las siguientes categorías:

• Propósito y razones para abrir la cuenta
• Actividad anticipada de la cuenta
• Fuente de la riqueza (descripción de la actividad económica que ha generado el valor neto)
• Valor neto estimado
• Fuente de los fondos (descripción del origen y medios de trasferencia de dineros que son aceptados para la apertura de la cuenta)
• Referencias y otras fuentes para corroborar la información sobre la reputación, donde esté disponible

A menos que haya otras medidas que sean suficientes de forma razonable para hacer el due diligence sobre un cliente (por ejemplo, referencias favorables y confiables), deberá haber una reunión personal con el cliente antes de abrir una cuenta.

Cuentas numeradas o con nombres alternativos
Las cuentas numeradas o con nombres alternativos solo se aceptarán si el banco ha establecido la identidad del cliente y el beneficiario. Estas cuentas deben abrirse a un nivel de escrutinio por los sistemas de control de banco de manera similar que otras cuentas de clientes.

Jurisdicciones Offshore
Los riesgos asociados con entidades organizadas en jurisdicciones offshore están cubiertos por los procedimientos de due diligence establecidos en estos lineamientos.

Responsabilidad de supervisión
Habrá un requerimiento de que todos los nuevos clientes y nuevas cuentas deberán ser aprobados por al menos una persona diferente al banquero privado.

Aceptación del cliente: situaciones que requieren de due diligence / atención

General
En sus políticas internas, el banco debe definir categorías de personas cuyas circunstancias requieren de due diligence adicional. Este será típicamente el caso en que las circunstancias presenten un riesgo más que el promedio para el banco.

Indicadores
Las circunstancias de las siguientes categorías de personas son indicadores para definirlas como que requieren de due diligence adicional:

• Personas que residen en y/o tiene fondos provenientes de países identificados por fuentes confiables por tener estándares anti lavado inadecuados, o que representan un riesgo alto de crimen y corrupción.
• Personas involucradas en tipos de actividades de negocios o sectores susceptibles al lavado de dinero.
• Personas Políticamente Expuestas (abreviado comúnmente como PEPs), referido a individuos que están o han estado en posiciones públicas de confianza, como oficiales de gobierno, altos ejecutivos de corporaciones de gobierno, políticos, oficiales importantes de partidos políticos, etc., así como sus familiares y asociados cercanos.

Aprobación de la alta gerencia
Las políticas internas de los bancos deben indicar si para cualquiera de estas categorías, la alta gerencia deba aprobar la entrada a nuevas relaciones.

Las relaciones con las Personas Políticamente Expuestas solo se realizarán con la aprobación de la alta gerencia.

Actualización de los archivos de clientes
El banquero privado es el responsable de actualizar el archive del cliente sobre una base definida y/o cuando hayan cambios mayores. El supervisor del banquero o una persona de control independiente revisará las porciones relevantes de los archivos de clientes de forma periódica para asegurar consistencia. La frecuencia de la revisión depende del tamaño, complejidad y riesgo de la relación.

Con respecto a clientes clasificados bajo cualquier categoría de personas mencionadas en 2, las políticas internas del banco indicarán si la alta gerencia deba involucrarse en estas revisiones.

Igualmente, con respecto a clientes clasificados como se describe en 3.2, las políticas internas del banco indicarán qué tipo de información debe proveerse a la gerencia y/o las instancias de control. Las políticas también deben indicar la frecuencia de este flujo de información.

La revisión de las PEPs debe requerir la participación de la alta gerencia.

Práctica para identificar actividades inusuales o sospechosas

Definición de actividades inusuales o sospechosas
El banco deberá tener una política escrita sobre la identificación y seguimiento de actividades inusuales o sospechosas. Esta política incluirá una definición de los que se considera como sospechoso o inusual y dará ejemplos de ello.
Las actividades inusuales o sospechosas pueden incluir:

• Transacciones de cuentas u otras actividades no consistentes con el archive de due diligence
• Transacciones en efectivo por encima de cierto monto
• Transacciones en transito / de entrada y salida.

Identificación de actividades inusuales o sospechosas Las actividades inusuales o sospechosas pueden identificarse a través de:

• Monitoreo de transacciones Contactos con el cliente (reuniones, discusiones, visitas en el país, etc.)
• Información de terceros (periódicos, Reuters, Internet)
• Conocimiento del banquero privado / interno del ambiente del cliente (por ejemplo, situación política en su país).

Seguimiento de actividades inusuales o sospechosas
El banquero privado, la gerencia y/o la función de control llevará a cabo un análisis de los antecedentes de cualquier actividad inusual o sospechosa. Si no hay explicaciones plausibles se tomará una decisión que involucre la función de control:

• Continuar la relación de negocios con mas monitoreo
• Cancelar la relación de negocios
• Reportar la relación de negocios a las autoridades.

El reporte a las autoridades lo hace la función de control y la alta gerencia puede necesitar de notificación (por ejemplo, el oficial de cumplimiento, el Director General, Consejo General). Según se requiera por las leyes y regulaciones locales, los bienes pueden bloquearse y las transacciones sujetas a aprobación por la función de control.

Monitoreo

Programa de Monitoreo
Debe existir un programa de monitoreo suficiente. La responsabilidad primaria de monitorear la actividad de las cuentas la tiene el banquero privado. Este estará familiarizado con las transacciones significativas y el incremento de la actividad de la cuentas, y estará pendiente de actividades inusuales o sospechosas (vea 4.1). El banco decidirá hasta qué punto se requerirá de sistemas automatizados u otros medios para el cumplimiento de estas responsabilidades.

Monitoreo Continuo
Con respecto a los clientes mencionados en cualquiera de las categorías mencionadas en 2, las políticas internas del banco indicarán la forma en que se monitoreará la actividad de las cuentas.

Responsabilidades de control
Deberá existir una política de control que establezca los procedimientos estándar de control a llevarse a cabo por las diferentes instancias de control (el banquero privado, la unidad de operaciones independiente, cumplimiento, auditoria interna). La política de control cubrirá asuntos relacionados con tiempos, grado de control, áreas a ser controladas, responsabilidades y seguimiento.

Una función de auditoría independiente (que puede ser interna del banco) probará los programas contemplados por la política de control.

Reportes
Se establecerá un sistema de reportes regulares por parte de la gerencia sobre asuntos relacionados con lavado de dinero (por ejemplo número de reportes a las autoridades, herramientas de monitoreo, cambios en las leyes y regulaciones aplicables, número y alcance de sesiones de entrenamiento para los empleados).

Educación, capacitación e información
El banco establecerá un programa de capacitación para la identificación y prevención de lavado de dinero para empleados que tengan contacto con clientes y para el personal de Cumplimiento. La capacitación regular (anual, por ejemplo) incluirá también cómo identificar y hacer seguimiento a las actividades inusuales o sospechosas. Adicionalmente, los empleados serán informados sobre cualquier cambio importante en las leyes y regulaciones anti-lavado de dinero. Todos los empleados nuevos recibirán los lineamientos de los procedimientos anti-lavado de dinero.

Requerimiento de retención de registros
El banco establecerá los requerimientos de retención de registros para todos los documentos relacionados con lavado de dinero. Los documentos deberán mantenerse por un período de 5 años.

Excepciones y desviaciones
El banco establecerá un procedimiento de excepción y desviación que requerirá de análisis de riesgo y aprobación por una unidad independiente.

Organización anti lavado de dinero
El banco establecerá un departamento independiente con el personal adecuado que tenga la responsabilidad de la prevención de lavado de dinero.